Archivo y gestión documental en Visual Trans
Creemos que en el 2018, en la era de la digitalización y del cloud, toda la documentación tramitada en el sector del transitario se encuentra en formato digital, pero el día a día nos hace ver que aún seguimos usando mucha documentación en papel: facturas, recibos, albaranes… Lo que conlleva una serie de procesos tediosos para gestionar toda esta documentación, desde la recepción al archivado contando con el tiempo, el coste y los posible errores que llevan todos los procesos manuales.Visual Trans lleva desde el 2012 implementando soluciones de escaneo y gestión documental integradas en nuestras soluciones software. Desde ese año trabajamos con la solución neosystems, la cual utiliza estándares para integrarse sin problemas con otros sistemas de empresa, así como para exportar hacia cualquier base de datos o gestor documental.
Ventajas
Trabajar con este tipo de sistemas te permite automatizar las comunicaciones entre departamentos, evitar la pérdida o deterioro de papel y disponer de herramientas de control que aseguren el buen funcionamiento de todo el proceso. Asimismo, gracias al sistema incorporado de digitalización certificada es posible la destrucción física de la factura en papel y la completa trazabilidad de todos tus procesos.Visual Trans dispone de soluciones para este fin, tanto para proyecto de archivo automático de documentos tanto desde email como desde escaneo, así como la posibilidad de abrir un proyecto de gestión documental con workflow de documentos y la posibilidad de extraer e integrar datos en Visual Trans.Todos los módulos de gestión de Visual Trans disponen de un apartado de archivo de documentos como parte integral del contenido del expediente de tráfico, aduanas o a nivel de administración, esto además posibilita poder disponer de estos documentos en nuestro sistema de Tracking.
Casos de éxito
Aquí puedes leer dos de nuestros casos de éxito de integraciones en clientes:
Dossier
Y para que no te quede ninguna duda al respecto, te comparto en pdf nuestro dossier con información de los casos en los que puedes necesitar soluciones de escaneo y archivo automático.