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¿Qué es el EDI?

El Intercambio Electrónico de Datos (Electronic Data Interchange en inglés) también conocido como EDI, es la comunicación de datos estructurados entre entidades por medio electrónico. Se utiliza para comercio electrónico entre negocios y para la transmisión de ficheros electrónicos (albaranes, facturas, órdenes de compra…) de un sistema a otro, utilizando para el intercambio formatos como UN/EDIFACT, XML, ANSI ASC X12, ETC y otros.

UN/EDIFACT, por ejemplo, es un estándar de la ONU para el intercambio de ficheros comerciales a nivel internacional, mediante mensajes EDIFACT, incluyendo estándares adaptados a cada entorno de negocio y/o país. Como muestra, el estándar EDI del sector de la distribución, está regulado por el AECOC (un subestándar de UN/EDIFACT).

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Comercio electrónico y EDI

El EDI no se podría entender, sin ponerlo en perspectiva con el comercio electrónico. En el comercio electrónico, vendedores y compradores intercambian acuerdos llamados transacciones comerciales, que deben formalizarse por escrito mediante documentos comerciales. El comercio electrónico es el sistema encargado del intercambio de transacciones comerciales entre los vendedores y los compradores. El comercio electrónico puede producirse entre empresas (llamado B2B en inglés, de Business to Business, de Empresa a Empresa) o de empresas a particulares (B2C en inglés, de Business to Consumer, de Empresa a Consumidor).

Concretamente en el sector B2B, se generan e intercambian una gran cantidad y frecuencia de documentos comerciales, por lo que gracias al EDI, realizarlo con un formato común, a través de un sistema estándar, facilita y simplifica su envío, recepción, interpretación e integración, en los sistemas administrativos informáticos de cada empresa u organización.

Componentes de sistemas EDI

  • Entidades: Empresas, Instituciones y Organizaciones que envían y reciben los documentos comerciales entre ellos.
  • Medios de transmisión: Protocolo de comunicación empleado para el transporte de los documentos comerciales.
  • Formatos de la información: Especificación del formato, estructura y lenguaje de los datos.
  • Traductor de mensajes: Software encargado de la interpretación y traducción de mensajes EDI estándar, en lenguaje comprensible por personas, permitiendo así la inclusión de dicha información legible por personas en los sistemas administrativos de la empresa.
  • Sistemas administrativos: Un ERP encargado de almacenar y organizar la información del negocio, como por ejemplo los mensajes EDI estándar ya traducidos, asociados a un proyecto, cliente o negocio.

¿Que es EDIFACT? Mensajes EDI

Como comentábamos al comienzo, dentro de EDI existen diversos subestándares, adaptados para cada negocio o país. Algunos de los más populares son el ANSI X12 (desarrollado por el ANSI en EE.UU.) y el EDIFACT, el estándar de transmisión de documentos electrónicos más utilizado actualmente en todo el mundo.

UN/EDIFACT, que traducido del inglés significa: Intercambio Electrónico de Datos para Administraciones, Comercios y Transportes, es el estándar internacional validado por la la ONU para los citados intercambios. Se encarga de definir un conjunto de datos coherente, con una estructura adaptada a la normativa de mensajes que se estipula para el envío a través de medios electrónicos. Todo ello con un formato que pueda ser legible y procesable de manera automática sin ambigüedades por el intérprete. Al fichero electrónico estructurado con formato para representar un documento comercial completo se le llama mensaje EDIFACT.

Los mensajes EDIFACT se optimizan para comprimir la información del documento original, en un modelo de datos jerárquicos, utilizado para el intercambio electrónico. Las reglas gramaticales y de sintaxis que permiten estructurar un mensaje EDI, están definidos mediante la norma ISO 9735.

Tipos de mensjes EDI más utilizados en España

  • ORDER (Pedido): Solicitud del producto, mercancía o servicio.
  • DESADV (Albarán): Acredita entrega de producto o prestación de servicio. El comprador puede validar que la entrega corresponde al pedido realizado y el vendedor que dicho pedido se ha entregado.
  • RECADV (Confirmación de entrega): Confirmación de recepción. El comprador confirma al vendedor la recepción del producto o servicio solicitado. Permite indicar anomalías en la entrega.
  • INVOIC (Factura): Factura electrónica que muestra la transacción comercial realizada entre comprador y vendedor, así como sus obligaciones de pago y de liquidación de impuestos.
  • CONTRL
  • GENRAL

¿Quién se encarga de regular el EDI?

A partir del estándar EDIFACT, la asamble general de GS1 Internacional (organización enfocada en la creación de un lenguaje universal para los negocios) creó el Proyecto de Comunicaciones EDI, más conocido como EANCOM que permite definir la norma internacional. La regulación y adecuación al territorio español es responsabilidad de la Asociación Española de Codificación Comercial (AECOC) también conocida como GS1 España.

Beneficios del EDI para empresas transitarias

La estandarización y automatización que aporta el Intercambio Eletrónico de Datos a las empresas transitarias, permite que estas puedan gestionar la mayor parte de la documentación, permisos y licencias relacionados con las órdenes y los almacenes, de manera mucho más ágil, eficaz, segura y rápida, lo que supone un gran ahorro de tiempo y dinero, en la gestión documental y burocrática de las compañías transitarias.

La suite de Visual Trans cuenta con soluciones para transitarios, consignatarios y operadores logísticos, todas ellas ampliables mediante módulos y cada módulo dispone de una completa integración EDI con clientes, proveedores y organismos oficiales, que permitirán a las empresas que lo contraten mejorar su rendimiento de manera automática.

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